Lær å holde en god presentasjon

Nøkkelen er å tenke like mye på presentasjonens form som presentasjonens innhold.

En presentasjon involverer tre komponenter: ditt publikum, deg og budskapet. Undersøkelser viser at når vi forbereder oss på å holde en presentasjon, bruker vi cirka 95 prosent av tiden på hva vi skal si og kun fem prosent av tiden på hvordan vi skal si det. Men en god presentasjon avhenger av at du er bevisst på både ord, tone og ikke-verbal kommunikasjon. Vi har vært på kurs i presentasjonsteknikk med Ernst & Young. Dette er deres tips til deg.

Forberedelser
Før du skal holde en presentasjon, bør du gjøre følgende:

Bestemme budskapet. For å lykkes med en klar kommunikasjon, må du først avdekke hva budskapet er. Du må ha klart for deg hva du vil at publikum skal sitte igjen med etter presentasjonen.
Bestemme kommunikasjonsstrategi i forhold til publikummet. For å kunne velge riktig strategi, må du vite hvem du kommuniserer med. Noen blir overbevist av fakta, andre av verdier. Du bør i tillegg vite hvem av tilhørerne som har beslutningsmyndighet.
Bygge en historie.Elementene som budskapet ditt består av, må ikke overlappe hverandre. Dessuten er det viktig å huske alle elementene.
Utvikle kommunikasjonsverktøy.For å velge riktig må du beherske teknikkene og være bevisst på dine alternativer.

Selve presentasjonen
Det tar publikum fem sekunder å tillegge deg visse egenskaper. I løpet av presentasjonen din vil tilhørerne forsøke å få bekreftet førsteinntrykket de har av deg. Unngå derfor å skape et dårlig eller feil førsteinntrykk. Får du en god start på presentasjonen, vil ganske sikkert resten av presentasjonen også bli vellykket. De to første minuttene bør du gjøre følgende:

Stå rolig. Det gir ro og selvtillit. Ikke svai frem og tilbake. Fordel vekten på begge beina og ha litt avstand mellom dem.
Hold i noe. Dette kan være et manus eller en penn. Unngå å rasle med papiret eller klikke med pennen.
Gjør manuset så lite som mulig. Brett gjerne papiret 1–2 ganger. Er du nervøs, vil manuset riste og lage lyd.
Ha alltid en fast innledning. Dette gir trygghet og demper nervøsitet. Innledningen skal overbevise forsamlingen om at presentasjonen din er verdt å lytte til.

Ikke-verbal kommunikasjon
Den ikke-verbale kommunikasjonen kan være bevisst og ubevisst. Du bør forsøke å bruke denne kommunikasjonen bevisst. Det ikke-verbale kan nemlig brukes for å underbygge det du sier med ord.

Blikk
Blikk er et ekstremt sterkt virkemiddel. Du bør bruke blikket til å få kontakt med publikum og holde dem våkne. Mange har en tendens til å se mest til én side av rommet. Derfor trenger du et system. Du kan for eksempel dele rommet i fire og jobbe deg nedover én del før du gjør det samme med neste. På den måten gir du alle oppmerksomhet. Et annet godt tips er å se på nesen til folk i stedet for rett i øynene. Publikum føler at de har blikkontakt med deg, mens du unngår å bli distrahert. Det er lett å fokusere på de tilhørerne som nikker og virker enige med deg. Du skal imidlertid bruke mest tid på skeptikerne, da det er disse du må overbevise.

Armer
Et annen ting å tenke på når du holder en presentasjon, er hvor du skal gjøre av armene. En vanlig feil er å låse dem, for eksempel bak ryggen, over brystet eller i siden. Armene bør i stedet holdes foran deg i 90 grader. Dette kan føles mer naturlig hvis du holder i en penn, et manus eller en pekestokk. Riktig utgangsposisjon er også viktig. Stå støtt og fordel vekten på begge beina. Menn bør stå med beina parallelt og litt fra hverandre, mens kvinner gjerne kan ha et bein litt foran det andre.

Bevegelse
Du kan godt bevege deg i løpet av presentasjonen din, så lenge du gjør det med hensikt. Du bør bevege deg foran tilhørerne, ikke bak dem. Husk at alle har en privat sone, så ikke beveg deg så nærme noen at det kan støte eller gjøre dem forlegne.

Verbal kommunikasjon
Når du holder en presentasjon, bør du tenke på hastighet, volum, tone og pauser. Snakker du om et enkelt tema, kan du prate fort. Ved vanskeligere temaer bør du snakke saktere. Du holder folk konsentrert og interessert ved å endre volumet på stemmen og toneleiet. Pauser er svært virkningsfullt. Publikum setter også pris på det. Pauser kommer gjerne foran et nytt tema og før og/eller etter et poeng. Du kan for eksempel skape en pause ved å ta en slurk vann. Under hele presentasjonen bør du være oppmerksom på om du lager smattelyder eller lignende, samt eventuell bruk av unødvendige ord som «liksom» og «ehh ...».
Vil du bli bedre på å holde presentasjoner? Da bør du få en du kjenner til å gi en ærlig tilbakemelding etter presentasjonen din. I tillegg kan du melde deg på et kurs i presentasjonsteknikk.

Av Kari Nordseth

Kilde: Ernst & Youngs kurs i presentasjonsteknikk på HiO

Publisert av Silje Sande